【文档管理的安全性问题】
如何管理积累的大量知识文档使其不至于流失,并得到充分的利用,是让很多企业非常头疼的问题。科学的文档管理能让这个难题迎刃而解。 知识管理正在得到我国企业的广泛重视。企业管理层在推进知识管理时候常常会遇到很多问题:知识管理的战略该如何制定?企业的知识资源该如何梳理?企业知识管理系统该如何建设和应用?解决以上问题的关键在于科学的文档管理。
企业在进行文档管理时,通常会被三个问题困扰。其一,企业的知识资源内容庞杂、体系繁多,如何通过一个统一的体系对这些知识进行分类;其二,当所有知识都已被放在系统中统一管理起来后,应用时该如何确保这些知识的安全性;其三,面对海量的知识文档,用户如何才能快速地定位、检索到所需的文档内容。
目录设置 有效分类文档 企业知识文档的数量往往都很大,这就需要设置知识库的目录来进行管理。企业可以按照部门、企业组织架构来设置文档的目录。如把集团的文档单独放在一个目录下,把不同业务部门的文档放在不同业务部门的目录下。但是,这种分类方法可能会有个问题:当企业组织结构发生变化时,就需要重新调整分档的分类。因此,采用这种分类方法时,要将组织结构与职能部门的特点结合起来。
知识库目录一般是分层级的。第一层可以按照企业大的组织结构来设置,如集团、子公司A、子公司B等这样一个体系来设置。第二层可根据职能部门的特点来划分。财务部、人力资源部等部门的职能相对稳定,如财务管理包含的成本管理、固定资产管理、财务报表管理等内容,这对所有企业来说基本上是相同的。因此,可以按照这个维度设置知识库的二级目录。再比如说,营销领域在管理学上有非常清晰的界定,包括4p理论、5p理论等。按照这些理论来设置营销领域的文档目录,也是一个比较好的方法。