加强企业文件管理，提升员工工作效率

【加强企业文件管理，提升员工工作效率】

企业文件管理应该有什么样的基本功能:

1）知识文件结构化

将文件以各级目录进行存储，方便工作人员查询浏览，设定课题，课题代表一个功能或者一个项目，由一系列文件或者文件夹组成，课题应该为文件管理系统的最小管理单位。

2）知识文件共享

文件管理的目的就是有效的供给每个员工查看企业资源信息，共享企业成果。

3）提供搜索平台

针对庞大的后台知识文件库，查询系统将大大提升系统的可用行。

4）企业文件维护

充分发挥每位员工的智慧，群策群力，集思广益，才能创建强大实用的企业知识文件库；

5）访问权限管理

提供详细的访问控制手段，针对用户和部门开放访问权限，有效的保护企业信息安全。

6）系统安全

一定要建设安全的文件管理系统，不能被破解而导致企业知识文件尽失，也不能被私自盗用。

7）支持以一系列文件和文件夹为单位的访问方式

以单个文件为访问控制单位的管理方式会使大部分工作者非常憋屈，因为人们已经习惯了WINDOWS的群组文件管理方式，习惯性的将一些同类型的文件都放在一个目录中作为一个访问单位，而且很多时候一个文件是不能作为一个完整的项目，如一个代码，是由多个文件和文件夹组成的。

8）详细的功能描述

对一个项目或者课题应该有一个比较详细的描述，方便工作者查阅功能或者进行备注等工作。

9）互动协作

现有很多软件均能实现员工之间的互动功能，但都与企业文件管理无关，而我们可以提供一个企业文件管理内部的互动功能，可以请同事帮忙查询资料并共同解决问题，同时将解决问题的方法自然的保存下来。

10）访问速度

保证高效的访问速度可大大提高员工的使用兴趣，反之，即使功能再强大，员工最终也会失去耐心。

11）易操作

能够一目了然而又深藏不漏的软件才是好软件，一个功能强大而又操作简单的软件才是好软件，要做到，用户的操作习惯就是我们提供操作接口的方式。