成功女秘书的能力和职业素养

专业秘书的定义是：一位秘书是一位主管的助手，他们具备熟练的办公技能，无需旁人指挥而能负责完成任务，表现积极主动，运用判断力行事，在他（她）的许可权内做决策，他们同时也是沟通、协调及合作的中枢，使大家能合力为达成公司目标努力。参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”，甚至是“超才”。　1.　专业秘书必须具有良好的语言能力、个性成熟稳定、谨守本分、保密、尽忠职守、学识涵养丰富、有良好的沟通与协调的能力，此外利落出色的外形也能使他们加分。同时，秘书要有大将风度，还必须做得与众不同，才能在秘书群体中脱颖而出。 2.秘书的人际关系网络也很重要，凡是外出都应带上名片。。 　　秘书在公司常能取得第一手信息，掌握先机，由此也拥有广泛的个人发挥空间，除此之外，秘书还拥有良好的人脉关系，并有较多机会应用自己的敏锐度观察了解主管的工作模式及想法。如果秘书比较了解老板的人际关系，并注意到老板人际关系的影响，就会获得意想不到的好处。但同时秘书也应注意，尤其是人力资源主管和大老板的秘书讲话都要注意，员工容易把秘书的言论代表老板或公司的观点。 3.秘书处事九大法则：1）要严守机密，取得老板的信任；2）一定要公私分明，对所有的客户一视同仁；3）工作准确迅速；4），随时让人感觉到自己的存在；5）积极搜集资讯，传递资讯；6）随时随地做好联络工作；7）提早做好所有准备工作；8）要做到诚恳有礼，时常微笑；9）保持良好的仪容仪表； 秘书的工作细节中，秘书接受主管的命令时，也应注意一些问题。主管呼叫时，必须立刻有精神的回应，并携带笔记用品及Ｍｅｍｏ（Ｍｅｍｏｒｙ）纸至主管处，用５Ｗ１Ｈ的方法记下命令的内容。５Ｗ１Ｈ即：Ｗｈａｔ（做什么）；Ｗhen（何时完成）；Ｗｈｅｒｅ（使用场所）；Ｗｈｏ，（相关人员是谁）；Ｗｈｙ（理由与目的）；Ｈｏｗ（方法与手段）；此外有时还要注意（Ｈｏｗ　ｍａｎｙ）多大与多少以及Ｈｏｗ　ｍｕｃｈ（预算），当然，这由公司的性质和任务而定。要耐心听主管把话说完，并向主管简洁地重复确认命令的重点。值得提醒的是，不清楚的地方一定要立即当场澄清，否则做完后达不到要求时，主管会认为秘书没有能力。此外，完成主管下达的任务必须注意时效，并及时向发出命令的人汇报，不可越级上报。报告时应先说结论，再说过程，做到简明扼要。老板下达一个命令之后，可能会因为眼前有更重要的事务要处理而来不及询问，但他会记住下过的命令，并注意观察秘书有没有用心去做。对秘书而言，任务没有及时完成，也必须按时回馈，以此表示自己在努力完成这项任务。

首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候——如果你不是只想混口饭吃的话——最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。 其次，秘书必须要清楚地知道自己的身份。秘书也可以期待当“将军”，但是除非机遇从天而降，否则最好是把“大秘书”这样的职位当作自己的目标。秘书工作带有很强的服务性质，所以一心想取代主管的秘书是无法做好工作的。此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的秘书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。 再次，秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求秘书辅助此事的话，那么秘书要做的就是服从这个项目主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。如果连项目主管都夸奖你是一个得力助手，你这个秘书的角色就算扮演好了。 接下去，秘书不是决策者，不能随意“做决定”。 最后，主动细心是一个成功秘书最重要的条件。一个好秘书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”…… 要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。 一个被公司需要的、不可替代的好秘书，配得上一份高工资，也配得上公司的尊重。当新秘书被老板差遣做这个那个或被老板责骂的时候，千万不要把时间浪费在抱怨上，而是要低下头检讨：为什么先前没有想到如何把工作做好？