如何让会议开得更有效率

来源:英盛网      发布时间:2016-07-18      点击:
会议纪要条理不清?撰写篇幅杂乱无章?立意描述虚而不实?怎样写会议纪要,让领导一目了然?如何准确把握要点,合理删减材料?下面为大家分享怎样做好会议纪要。以下是课程笔记。

      会议纪要条理不清?撰写篇幅杂乱无章?立意描述虚而不实?怎样写会议纪要,让领导一目了然?如何准确把握要点,合理删减材料?下面为大家分享怎样做好会议纪要。以下是课程笔记。

一、会议效率不高的原因

时下有一句很流行的话——“最近比较烦”,对太多职场人士来说,这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦,用许多职场人士的话来说,就是“会议常在毫无章法的状况下进行,甚至毫无意义地延长时间,即使有决议,质量也很低”,简而言之,会议效率不高。因此,寻找致使会议效率不高的原因 就显得格外重要。

 

公司开会的现状

公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。  

    许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。

  有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。 

 

会议效率不高的7个原因

时间 会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘

地点 会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。

开会对象的选择 必须出席的会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。

4、会议主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。

参会者的技能 参会者发言混乱,即不知如何表意,又不知如何引退,使会议失败。

会议的准备工作 开会前没有通知与会议者相关事宜,使会议无成效。

开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。

 

预防性管理

所谓预防性管理,其实就是防患于未然,将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说,做预防性管理,实际上就是在开会之前,针对可能导致会议效率低下的各种原因,一一做好预防工作,从而保证会议的高效进行。

 

高效会议的八大特征

 

与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。

高效会议具有8大特征。

1、 只在必要时才才召集;

2、好好筹划过; 

3、拟订和分发了议程表;

4、 遵守时间; 

5、一切按部就班; 

6、 请了最有经验的和有才能的人出席; 

7、作出了评论和归纳;

8、记录所有决定、建议和负责人。 

 

建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议

 

点击学习《怎样写好会议纪要》

讲师简介:

  陈林武

  中国培训网讲师

  心理学硕士

  曾任教于中央广播电视大学

  曾担任别克品牌经销商人事总监

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