高效会议的四个步骤

【高效会议的四个步骤】

会前准备

(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。
(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。
 

会议的开始

 
(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）
如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。
 
(2)说明会议规则
今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程
(4)指定会议的记录员
 

会议记录

每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。

会议介绍

开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。