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高效会议的四个步骤
  1. 高效会议的四个步骤

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  3. 上传时间:2014年05月12日 06时20分39秒 免费下载价格:
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课件介绍

【高效会议的四个步骤】

 

会前准备


(1)提前通知与会者需要准备的内容,并分发会议议程。
(2)预定会议室,包括会议室的环境,有多少人参加准备多少椅子,需不需要摆姓名牌、茶水等等,这好像都很简单,可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕,或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置(电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等)。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报(如果有)。
 

会议的开始


 
(1)会议开始之前,介绍与会者(如果互相不认识)
如果是互不认识的话,首先要介绍与会者。这是一个礼貌,因为如果你没有介绍不认识的客人,会给人造成一种不被尊重的感觉,想想看,一个人在开会时如果不受到尊重,请问这个会议有效吗?如果没有效的话,你虽然没感觉,但已经浪费了别人的时间,这个会议跟时间管理是息息相关的。
 
(2)说明会议规则
今天的会议是一个什么样的会议,第一不准抽烟,第二请所有的人把呼机、手机全部关掉,第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程
(4)指定会议的记录员
 

会议记录


每次会议都要有记录文件存档,目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考,并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步,他们有开会,有记录,但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大,为什么大企业越做越大,都是来自于他们知道善用会议,知道会前准备,知道会议的议程,知道会议的控制,知道时间的重要性,知道会议的成本,他们更知道会议的承诺,他们有更好的会议记录,会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单,那些缺席的人,何人做何事等等都与会议有关。

 

会议介绍

 

开会也是一种激励作用,所以你要善于去做小结。会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果,以达成一致的方案,确认行动计划。行动计划至少要明确由谁执行什么任务,何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。

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