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人事档案管理办法
  1. 人事档案管理办法

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  3. 上传时间:2014年06月27日 14时48分35秒 免费下载价格:
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课件介绍

【人事档案管理办法】

 

一、人事档案管理基本要点:

 

保密管理:人事档案为公司机密,公司由人力资源部同事专人负责管理,无关人员不得查阅。 

动态管理:随着员工在公司的变动情况和个人情况变更,例如结婚生育、岗位调动、薪酬调整、个人联系方式变更…只要员工的信息有变更,员工档案就应该实时更新,否则就失去员工档案的意义,没法给公司工作提供价值。

 

二、人事档案管理主要规定:

 

  (1)保卫制度:  设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等,档案柜保持清洁和干燥卫生,有相应的防火防潮措施,档案柜不准放无关物品。 

(2)归档制度:  所有员工人事档案要及时归档,入职新员工要新建档案袋,档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等,员工档案要分部门和时间管理,以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单,里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。 

(3)审阅制度:  公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案,需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等,再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准,人事档案管理部门对申请报告进行审核,若手续齐全,可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时,管理人员要检查人事档案是否已经完整归还,是否有损坏等情况。 

(4)出具证明材料:  公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时,例如工资证明、婚育证明等等,需要求使用人出具证明材料的理由,例如用于贷款、买房、报销费用等等,人事部门结合档案材料出具证明材料,证明材料还需人事部门检查是否合适,再给予盖章、使用。 

(5)检查制度:  公司定期对人事档案进行检查,检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故,还需对员工档案进行抽查,检查是否有损坏和遗失。 

(6)销毁制度:  如果档案袋满足销毁要求,需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。  相应管理表格有:人事档案清单、借出登记表、销毁登记表、检查登记表、人事档案负责人交接清单……  人事档案包含了员工的基本个人信息,管理工作不容忽视。

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