信息化与项目财务管理

【信息化与项目财务管理 】

说到财务软件，我们常常会想到用友、金蝶，以及国家财政税务审计规定的三张报表，国家对企业的财务管理有着严格的规定，如果你敢不照这个标准来，那就是违法行为。

运作一个展会项目，是不可能没有预算的。将预算分为收入和支出两个部分，这个内容通过信息系统可以和企业财务系统建立关联。在收入方面，建议将展会销售的不同类别的收入区别开来，比如摊位收入，广告收入，会务酒店收入等等；在支出方面，建议拆分为招展、招商、运营等主要几大类，在大类下再建立如广告、人员、差旅、租赁场馆、搭建等小类支出类型。

设定了预算系统之后，信息系统就能在展会各项分类的收入、相应时间、报销费用，以及项目收入、支出合同，付款阶段等等多种财务因素之间建立一套自动匹配关联预警系统，依据项目操作过程中设定的风险防范系数，比如通常情况下，系统默认的预警状态系数是8，则每次当财务预算规划与实际收入支出抵达这个风险值时，预警系统就会自动发出提示，从而提醒项目经理和管理层人员及时调整经营策略。

在项目收入管理中，信息系统主要负责处理各类摊位、广告、会务等订单收入，以及处理各种分成业务的收入，比如搭建等。在项目支出管理中，信息系统主要负责处理各类支出合同，包括各类服务商和合作伙伴的支出管理，以及项目人员日常经营费用的管理。

构建一套成熟的展会项目财务管理系统，它能够实时的反馈出来自业务和财务两个不同部门的相关财务数据，以及业务部门中整体折扣率、销售总量统计，财务部门的真实到款率、应收和应付账款等各类详细的统计数据。

同时，项目财务系统，又必须关联到企业财务系统中对应的各类标准的财务科目，这样才能大大增强了系统的实用性价值。

最后，信息系统在展会项目的财务管理中，还必须能够解决一些实际应用的问题，比如项目经理常常会要求系统能直接生成打印催款通知单，发送对应不同类别联系人的短信催款，以及设定给逾期未付款客户的群发催款传真等功能，这些功能非常简单适用，它能够解决展览项目在实际运作过程中最为头疼的重复劳动问题。